Esta pode parecer uma questão filosófica profunda, mas certamente não foi colocada com este propósito.

A pergunta sobre o que de fato entendemos como informação tem relevância prática.

O principal ponto é que informação não é a mesma coisa que o registro que contém a informação.

Isso significa que tanto você como eu temos direito a qualquer informação que esteja sob o escopo da lei de acesso à informação, não importando o formato em que elas estejam armazenadas. Não importa, portanto, se um documento impresso, um arquivo no computador, uma gravação de áudio ou qualquer outro formato.

Assim, se um indivíduo fizer um requerimento de informação, ele deve ser capaz de fazê-lo identificando a informação que deseja. Não deve ser esperado do indivíduo a identificação de onde essa informação estaria armazenada - em qual documento ou arquivo de computador ou qualquer outro formato. A razão óbvia para isso é que é bem provável que o indivíduo não saiba onde esta informação está contida.

Dessa forma, o individuo pode dizer, por exemplo:

"Eu gostaria de ter informação sobre o orçamento deste ano para o reparo da iluminação das ruas, por favor."

Mas não

"Eu gostaria de requerer o documento SL/40275/GHR234/pb/632/g do conselho local, por favor."

Como regra, sempre nas leis de acesso à informação é permitida às autoridades que mantenham como confidenciais certas informações. Por exemplo, não seria correto que as autoridades fornecessem dados pessoais sobre um indivíduo para outro qualquer.

No entanto, um único registro - um documento ou um arquivo de computador - pode conter uma mistura de informações públicas e confidenciais. Por essa razão, a distinção entre registro e informação que nele está contida significa que o organismo que detém o registro deve divulgar a parte pública, mas não a aquela que seja confidencial.